|
|
Informacija padedanti priimti teisingus sprendimus dėl įmonės veiklos pelningumo didinimo ir kaštų optimizavimo
Horizontalios darbų kokybės ir jų kaštų kontrolės realizavimas įmonėje
Daugeliui įmonių aktualus klausimas – padalinių ir jų darbuotojų veikloje daromų kaštų, o taip pat – jų atliekamų darbų kokybės kontrolė. Kaip ją geriausiai galima įgyvendinti? Trumpai apžvelgsiu vieną iš labai praktiškų ir universalių būdų. Jis labiausiai tinka projektinėje vadyboje, kuomet įmonės įvairių padalinių darbuotojai dalyvauja (atlieka tam tikrus darbus) vykdant projektus. Tokiu atveju iš anksto sutariama, kokie tam tikrų padalinių darbuotojai, kokius darbus ir kada atliks vykdant konkretų būsimą projektą. Parengiamas projekto biudžetas, kurio sudedamosios dalys ateina iš projektą vykdysiančių padalinių biudžetų (biudžetai sudaromi matriciniu būdu) – nes tie padaliniai (jų darbuotojai) atlikdami darbus projektui darys tam tikrus kaštus, kurie bus priskirti projektui, taigi, ir jo biudžetui.
Patvirtinus projekto biudžetą, pradedami jo vykdymo darbai. Ir kiekvienas projekte dalyvaujantis įmonės darbuotojas nustatyta tvarka išrašo už savo atliktus darbus elektroninę vidinę sąskaitą. Jos duomenis per įmonėje naudojamą vidinę kompiuterinę apskaitos (arba biudžetų) sistemą patenka į visų kokius nors darbus iš tokio darbuotojo užsakiusių vadovų (projektų vadovų bei kitų padalinių, kuriems irgi buvo atlikti kažkokie darbai) ataskaitas. Iš jų darbus užsakę vadovai mato jiems konkretaus darbuotojo atliktų darbų apimtis ir tiems darbams tenkančių kaštų sumas. Tada projektų (ar kitų padalinių) vadovai šias kaštų sumas, kaip ir pačius atliktus darbus, įvertina – ar viskas atitinka tam, kaip buvo sutarta ir įtvirtinta biudžetuose. Jeigu tiek atliktų darbų kokybė bei apimtys, tiek sąskaitoje nurodyti tų darbų atlikimo kaštai atitinka pradžioje padarytus susitarimus bei patį biudžetą, projektų (padalinių) vadovai priima jų projektams priskirtas kaštų sumas. Priešingu atveju – jeigu padarytų darbų kokybė, apimtys ar jiems tenkantys kaštai pažeidžia padarytus susitarimus ir biudžetą, projekto (padalinio) vadovas jų turi teisę nepriimti ir spręsti šį klausimą įmonėje nustatyta tokio pobūdžio dalykų sprendimo tvarka. Jeigu iškilusios tokio pobūdžio problemos neišsprendžia darbuotojai su projektų (padalinių) vadovais savarankiškai, sudalyvauja aukštesni šią sritį kuruojantys įmonės pareigūnai. Tačiau tokie įsikišimo „iš aukščiau“ atvejai būna reikalingi tik pačioje aptartos sistemos įgyvendinimo pradžioje. Kada tokia sistema jau įsitvirtina įmonėje, viskas veikia sklandžiai.
***
Funkcinė vertinė analizė – mūsų kasdienybėje.
Praktiškai kiekvieną dieną savo vykdomoje veikloje arba įvairiomis kitomis aplinkybėmis susiduriame su tuo, kad naudodamiesi įvairiais daiktais ar kitų žmonių teikiamomis mums paslaugomis – kažkuo būname patenkinti, o kažkuo ne. Reikalas tas, kad kiekvienas daiktas, kuriuo naudojamės, „transliuoja“ ne vieną funkciją, bet bent jau keletą. Buitinis pavyzdys – daugelio buityje naudojama mikrobangų krosnelė ne tik pašildo (ar net padeda pagaminti) norimą maistą arba gėrimą, bet kartu veikdama skleidžia burzgimo garsą, be to, jai veikiant nerekomenduojama būti per arti jos, kad nebūtų neigiamo poveikio mūsų sveikatai. Turbūt dažnam norėtųsi, kad būtų tik pirmoji funkcija be kitų dviejų? Tačiau taip nesigauna – tiksliau tokio pageidavimo realizavimas technologiškai išaugintų produkto kainą gal net keliais kartais ir todėl žmonės paprasčiausiai jį nustotų pirkti. Dar galima pridėti ir kitas daikto funkcijas, pavyzdžiui, estetinę – priklausomai nuo „mikrobangės“ išvaizdos, į ją žiūrint galbūt galima netgi pasidžiaugti dailiomis jos formomis ir spalva arba priešingai, – matyti tik neišvaizdžią baltą dėžę, kurią norisi nukišti kur nors toliau į kampą. Taigi, kažkurios naudojamo daikto savybės (ar funkcijos) mums patinka ir jas vertiname palankiai, o kitų galbūt net nenorime, tačiau jeigu jos jau yra „įmontuotos“ daikte – jų išvengti negalime ir būname priversti su jomis susitaikyti. Lygiai tas pats vyksta ir su mūsų gaunamomis paslaugomis.
O dabar apie daiktų (paslaugų) funkcijas, jų realizavimo kaštus ir jų vertę pagalvokime iš daiktų kūrėjo ir gamintojo (paslaugų teikėjo) pusės. Įsivaizduokime leidyklą, kuri leidžia specializuotus kalendorius-knygas įvairių profesijų atstovams. Ir sprendžiamas klausimas dėl tokio kalendoriaus, skirto tipiškai moteriškos profesijos auditorijai, viršelio gamybos. Svarstomi du alternatyvūs variantai. Pirmas variantas – stori ir kieti, solidžiai atrodantys viršeliai (jų savikaina vienam kalendoriaus vienetui – 3 Eur), antras variantas – ploni ir lankstūs, elegantiškai atrodantys viršeliai (jų savikaina vienam kalendoriaus vienetui – 1,5 Eur). Kurį variantą racionaliau pasirinkti, žinant, kad kalendoriaus pardavimo kaina bus tokia pati, nepriklausomai nuo pasirinkto viršelio? Gali skirtis tik tokio kalendoriaus parduoto tiražo dydis – būti didesnis arba mažesnis. Kokią įtaką pardavimo apimčiai darys pasirinktas kalendoriaus viršelis? Tai priklauso, kaip potencialūs kalendoriaus pirkėjai (primenu, kad tai iš esmės būtų vien moterys) vertins minėtus alternatyvius viršelio variantus.
Storų viršelių privalumai (teigiamos funkcijos): jie daro tvirtesnį patį kalendorių, patogiau vartosi puslapiai, atrodo solidžiai. Trūkumai (neigiamos funkcijos): kalendorius tampa sunkesnis, o tai trūkumas norintiems jį visur nešiotis su savimi, ne visada patogu įsidėti į mažos talpos rankinę, nes kalendoriaus niekaip nepalenksi (priešingai, nei turintį lanksčius viršelius).
Plonų viršelių privalumai (teigiamos funkcijos): jie daro kalendorių elegantiškesniu, patogiau įsidėti į mažos talpos rankinę, lengviau nešiotis visur su savimi. Trūkumai (neigiamos funkcijos): kalendoriaus lapai vartosi ne taip patogiai ir pats leidinys nėra toks tvirtas.
Sprendžiant, kurį viršelių variantą rinktis, reikia įsivaizduoti, kokiai daliai potencialių kalendoriaus pirkėjų, kurios išvardintos funkcijos priimtinesnės, o kurios nepriimtinos. Tam galima atlikti ir tokio pirkėjų segmento dalies mini apklausą. Jeigu, tarkime, nėra aišku, kokiai daliai, kurios funkcijos priimtinesnės, telieka eiti racionalumo keliu – rinktis pigiau kainuojantį viršelį (primenu, kad nepriklausomai nuo viršelio, galutinė produkto pardavimo kaina būtų tokia pati).
Čia buvo pateiktas labai paprastas pavyzdys. Realiame gyvenime sutinkame ir daug sudėtingesnių variantų, kai iškyla pasirinkimas tarp alternatyvų. Tokiais atvejais mąstymas pagal funkcinės vertinės analizės principus dažnai praverčia.
***
Kas yra Tikslinės kaštų apskaitos sistema?
Jeigu nesate susidūrę su šia sistema – gal bus įdomu. Ši sistema(angl. Target costing) – tai strateginė kaštų valdymo priemonė, skirta visiems produkto kaštams optimizuoti per visą jo gyvavimo ciklą – nuo produkto kūrimo pradžios iki jo esminio patobulinimo arba iš esmės naujo produkto sukūrimo.Sistemos esmė – kiekvieno produkto savikaina suplanuojama ir po to įgyvendinama taip, kad leistų įmonei uždirbti norimo dydžio pelną tą produktą pagaminus ir pardavus. Taikant tikslinės kaštų apskaitos sistemą, nuosekliai atliekamos trys procedūros:
– atlikus rinkos tyrimus, nustatoma tikėtina kuo realesnė produkto pardavimo kaina;
– nustatomas planuojamas uždirbti pelno,gauto pardavus produktą, procentas;
– apskaičiuojama tikslinė (planuojama) produkto savikaina, kurią reikia pasiekti, kad įmonė gautų norimą pelną iš šio produkto, taikydama numatytą jo pardavimo kainą. Apskaičiuota tikslinė savikaina tampa biudžetine produkto savikaina ir visi produkto kūrimo, gamybos ir pardavimo darbai bei šių darbų kaštai planuojami taip, kad atitiktų tą biudžetinę savikainą.
Šiems darbamsįmonėje suburiama reikalingų specialistų komanda (iš projektavimo, gamybos, marketingo ir apskaitos padalinių), kuri yra kompetentinga atlikti visus būtinus, su pasirinktu produktu susijusius darbus. Suburta darbuotojų komanda turi ne tik apskaičiuoti produkto tikslinę savikainą, bet ir parengti detalią produkto gamybos programą bei numatyti visas sąlygas būsimo produkto gamybai (parinkti gamybai reikalingų žaliavų rūšis, numatyti naudotinus gamybinius įrenginius, apmokyti produktą gaminsiančius darbuotojus ir kt.). Visi šie dalykai gali būti taikomi tiek visiškai naujiems, tiek jau gaminamiems produktams, kurių faktinė savikaina neleidžia uždirbti norimo pelno iš produkto. Pastaruoju atveju jau gaminamas produktas perkuriamas ir tobulinama taikoma gamybos technologija, siekiant faktinę produkto savikainą sumažinti iki apskaičiuotos tikslinės jo savikainos, leisiančios įmonei uždirbti norimo dydžio pelną. Įgyvendinant tikslinės kaštų apskaitos sistemą, labai svarbi produktų kūrimo bei gamybos kokybė, todėl įmonėje turi būti taikomi reikalingi kokybės užtikrinimo ir jos kontrolės metodai.
Tikslinės kaštų apskaitos sistemos taikymo privalumai: – siekiant „tilpti“ į nustatytą tikslinę produkto savikainą, dažnai randama įvairių nestandartinių ir inovacinių sprendimų; – tikslinės produkto savikainos nustatymas apsaugo nuo pagundų panaudoti brangius ir ne visuomet būtinus technologinius sprendimus; – aptariama sistema beveik idealiai atitinka visą biudžetų rengimo sistemą įmonėje, nes produktų gamybos ir pardavimo biudžetai rengiami remiantis apskaičiuota tų produktų tiksline savikaina.
Tikslinės kaštų apskaitos sistemos taikymo trūkumai: – siekiant „tilpti“ į nustatytą tikslinę savikainą, kyla pagunda bloginti produktų kokybę (pasirenkant prastesnes žaliavas, samdant žemesnės kvalifikacijos darbininkus ir pan.); – už produktų gamybą atsakingi darbuotojai pervargsta nuo nuolatinio spaudimo neviršyti tikslinės savikainos; – už produkto gamybą ir jo pardavimą atsakingiems vadovams sudėtinga rasti kompromisą, nes abi pusės nori, kad produkto savikaina būtų mažinama kitos pusės darbų sąskaita.
***
Marža – labai praktiškas veiklos pelningumo matas.
Norint įvertinti kurio nors įmonės produkto, produktų grupės arba vykdomos veiklos pelningumą priklausomai nuo pasirinktos veiklos vadybos bei jai skirtos apskaitos sistemos naudojamos įvairūs rodikliai. Šį kartą noriu aptarti labai praktišką tarpinį pelningumo rodiklį – maržą (angl. marginal profit). Šis rodiklis gali būti apskaičiuojamas įvairiai, bet jo esmė ta, kad jis nėra galutinis, o tik tarpinis pelningumo rodiklis, tačiau pakankamai informatyvus. Bazinio maržos rodiklio (dar kartais vadinamo komercine marža) apskaičiavimas yra paprastas: iš produkto (produktų grupės ar veiklos) pajamų atimama to produkto (produktų grupės ar veiklos) gamybinė savikaina. Tačiau toks bazinis apskaičiavimas nėra pakankamai informatyvus, todėl dažnai apskaičiuojamas dar ir kitas – išplėstinis maržos rodiklis (dar kartais vadinamas bendrąja marža). Šiuo atveju iš produkto (produktų grupės ar veiklos) pajamų atimama ne tik gamybinė savikaina, bet dar ir kintamieji pardavimų kaštai, tenkantysproduktui ar jų grupei. Pastovieji pardavimų kaštai (pvz., pardavimų vadovo atlyginimas, kitos bendrosios pardavimų veiklos išlaidos), kurių dydis nepriklauso nuo to ar tam tikras produktas (jų grupė) apskritai yra parduodamas, ar nėra – tokiu atveju nėra vertinami. Tarkime, produkto X tam tikro kiekio pardavimo pajamos per mėnesį – 20 000 €, jo parduoto kiekio gamybinė savikaina (pardavus produktą ji finansinėje apskaitoje tampa parduotų prekių savikaina) – 7000 €, o šiam produktui išreklamuoti ir parduoti skirti kintami pardavimų kaštai – 5000 €. Taigi, šiuo atveju parduoto produkto X kiekio per mėnesį bendroji marža bus 8000 € (20 000 € – 7000 € – 5000 €).
Primenu, kad gautas rodiklis neparodo parduodamo objekto galutinio pelningumo. Atėmus iš bendrosios maržos rodiklio pastoviųjų (pardavimų bei bendrųjų ir administracinių) kaštų dalį, tenkančią nagrinėjamam objektui, būtų gautas to objekto (produkto, produktų grupės ar veiklos) pelnas. Tarkime, mūsų pateikto pavyzdžio atveju iš gauto 8000 € maržos dydžio atėmus pastoviuosius kaštus, kurie tenka produktui X (pvz., 6000 €), gautume 2000 € pelną iš aptariamo produkto pardavimo. Pagrindinis bendrosios maržos privalumas – ji apskaičiuojama pakankamai nesudėtingai, o kartu ganėtinai tiksliai ir teisingai parodo nagrinėjamo objekto pelningumo tendencijas: ar jis linkęs įmonei atsipirkti, ar galbūt ne (galutinai šį faktą gali patvirtinti tik objekto pilnosios savikainos apskaičiavimas ir jos palyginimas su objekto pajamomis).
***
Produktų savikainos apskaičiavimo reikalavimai įmonei
Įmonės turi apskaičiuoti savo produktų savikainą ne tik dėl vadybos poreikių (kad vadovai matytų, kurie produktai kiek yra pelningi ar nuostolingi), bet ir dėl finansinės apskaitos bei mokesčių apskaičiavimo reikalavimų. Tačiau, kaip tai teisingai įgyvendinti, apskaitą bei mokesčius reglamentuojančiuose teisės aktuose praktiškai nėra paaiškinta.Pavyzdžiui, finansineiapskaitaiskirtuose Verslo apskaitos standartuose nurodyta, kad„Pagamintų per ataskaitinį laikotarpį atsargų (produkcijos) savikainą sudaro tiesioginės ir netiesioginės gamybos išlaidos“ ir, kad „Konkrečių gamybos išlaidų priskyrimo tiesioginėms ar netiesioginėms ir netiesioginių gamybos išlaidų paskirstymo kriterijus įmonė pasirenka atsižvelgdama į gamybos specifiką.“ Tiesą sakant, teisės aktai ir neturi detaliau reglamentuoti tokių klausimų, kaip savikainos apskaičiavimas, nes ši procedūra nėra apskritai finansinės apskaitos objektas, bet priklauso kitai apskaitos rūšiai – vadybos ir kaštų apskaitai (ji dar kartais vadinama vadybos arba valdymo apskaita).
Norint teisingai apskaičiuoti produktų (taip pat ir paslaugų) savikainą, reikia iš esmės dviejų dalykų.
Pirmasis – būtina įmonėje pasirengti tiesioginių ir netiesioginių išlaidų įskaičiavimo į produktų savikainą tvarką. Šioje tvarkoje svarbiausias yra numatyti, kaip (pagal kokius kriterijus) bus skirstomos netiesioginės išlaidos produktams. Netiesioginių išlaidų paskirstymas beveik visada yra daugiau ar mažiau sutartinis ir tokiais atvejais retai išvengiama apytikslių apskaičiavimų. Netiesioginės gamybinės išlaidos visada turi būti paskirstytos pagal paskirstymo kriterijus, kurie yra kuo labiau susiję (t.y., koreliatyvūs) su konkrečia vykdoma gamybine ir negamybine veikla, kurios išlaidos yra skirstomos kalkuliavimo objektams. T.y. pasirinktas paskirstymo kriterijus turi kuo teisingiau išreikšti skirstomų išlaidų sąryšį su objektu, kam tos išlaidos paskirstomos.
Antrasis – reikia pasirinkti, koks produktų savikainos kalkuliavimo metodas bus taikomas įmonėje. Produktų savikainai kalkuliuoti naudojami metodai skirstomi į užsakyminį, procesinį (paprastąjį ir fazinį, pastarąjį dar skaidant į nepusfabrikatinį bei pusfabrikatinį būdus) ir mišrius metodus. Savikainos kalkuliavimo metodo parinkimas labiausiai priklauso nuo naudojamo produktų gamybos organizavimo būdo, tačiau svarbus vaidmuo tenka ir taikomai gamybos technologijai bei esamai gamybinės veiklos vadybos ir apskaitos sistemai.
Tai pagrindiniai dalykai, kuriais remiantis įmonėje turi būti parengta vidinė (t.y. skirta būtent tai įmonei) produktų savikainos kalkuliavimo tvarka. Šios srities klausimai yra labai platūs, todėl jiems išsinagrinėti būtina skaityti specialią literatūrą šia tema arba ieškoti šios srities mokymų.
***
Neproduktyvios išlaidos ir jų apskaita
Iš esmės kiekvienoje įmonėje daromos įvairios neproduktyvios išlaidos (brokas, prastovos, nenaudingos gamybinės atliekos ir kt.), – jos daromos net ir paslaugas teikiančių įmonių veikloje. Tokios rūšies išlaidos įmonių finansinėje apskaitoje nėra niekaip apskaitomos, – dažniausiai jos paprasčiausiai priskiriamos įmonės bendrosioms ir administracinėms sąnaudoms, net jų nedetalizuojant. Tačiau apskaičiuojant įmonės mokėtiną pelno mokestį, visos tokio pobūdžio išlaidos priskiriamos neleidžiamiems atskaitymams, t.y. jų sąskaita neleidžiama mažinti apmokestinamojo pelno. Vertinant šį klausimą įmonės veiklos vadybos kontekste, visada siekiama optimizuoti išlaidas ir mažinti produktų savikainą. O neproduktyvios išlaidos trukdo tai daryti, nes jos nesukuria įmonei jokios pridėtinės vertės ir yra tiesiog kaip „blogis“ su kuriuo vadovai kovoja. Norint kovoti sėkmingai, pradžioje svarbu turėti išsamią informaciją apie tokias išlaidas. Toliau trumpai aptarsiu, kaip tai daroma įmonės vadybos poreikiams skirtoje vadybos ir kaštų apskaitoje.
Kadangi neproduktyvios išlaidos yra nepageidautinos, vadybos ir kaštų apskaitoje tokios išlaidos yra kuo tiksliau identifikuojamos ir kuo operatyviau užregistruojamos, nurodant jų susidarymo vietas, priežastis ir netgi kaltininkus, dėl kurių tokios išlaidos susidarė. Tokia informacija turi būti užregistruota apskaitoje, kad po to būtų galima ją pateikti vadovams specialių vidinių ataskaitų forma.
Broko kaštai patiriami gamybos procese pagaminus defektų turinčius produktus.Defektų ištaisymo išlaidos (jeigu tie defektai yra ištaisomi) irgi priskiriamos gamybiniams nuostoliams, nes jos skirtos ne naujai vertei sukurti, bet nuostoliams sumažinti, kurie būtų patirti neištaisius tokių gaminių defektų ir dėl to gaminių nepardavus. Brokas kartais padaromas ir teikiant paslaugas, pavyzdžiui, kai tam tikri darbai klientui atliekami nekokybiškai ir tenka skirti papildomai lėšų tiems darbams perdaryti, kad pirkėjas liktų jais patenkintas ir juos priimtų.Brokas gali susidaryti dėl įvairių priežasčių, pavyzdžiui, dėl nukrypimų nuo technologinio proceso, netinkamos naudojamų žaliavų kokybės, netvarkingų gamybinių įrenginių naudojimo, aplaidaus darbininkų darbo ir įvairių kitų priežasčių. Pavyzdžiui, jeigu brokas susidaro dėl netinkamos kokybės žaliavų panaudojimo, atsakingas už padarytą broką bus tokias žaliavęs patiekęs darbuotojas, o jeigu brokas susidarytų dėl netvarkingų gamybos įrenginių naudojimo, kaltas būtų už tų įrengimų priežiūrą atsakingas darbuotojas. Vadybos prasme broko kaštai visada turėtų būti priskiriami tiems padaliniams bei darbuotojams, kurie iš tikrųjų atsakingi už šių kaštų susidarymą.
Kita gamybinių nuostolių rūšis – prastovų kaštai.Jie susidaro apmokant darbuotojams už ne dėl jų kaltės susidariusį laikotarpį, per kurį darbuotojai neatlieka jokių darbinių funkcijų: negamina produkcijos arba neteikia paslaugų. Taip nutinka dėl įvairių priežasčių, pavyzdžiui, dėl šalies valdžios sprendimų (kas buvo visai neseniai daroma pandemijos metu) arba dėl netinkamo darbų organizavimo padaliniuose arba visoje įmonėje, kai dėl netolygios produktų paklausos gamybos apimtys skirtingais laikotarpiais kinta. Tokiais atvejais norint išsaugoti kvalifikuotus darbuotojus laikino gamybos apimties sumažėjimo laikotarpiu, jiems tenka apmokėti už prastovų laiką. Kalbant apie tokių išlaidų apskaitą, jeigu prastovų išlaidos susidaro dėl įmonės vadovo priimtų sprendimų, jos turi būti priskiriamos įmonės bendrosioms išlaidoms, už kurias visumoje ir yra atsakingas įmonės vadovas.
Prastovos gali susidaryti ir dėl kitų priežasčių. Pavyzdžiui, jos gali atsirasti dėl įmonės vykdomo projekto vadovo kaltės, jeigu, dėl jo aplaidumo įmonės padalinių darbuotojams suplanuotu laiku nebuvo duoti numatyti darbai, vykdant tokį projektą. Jeigu padalinių darbuotojai tuo metu kitų darbų atlikti negalės (nes jie nebuvo numatyti ir jiems nėra pasirengta) ir dėl minėtos priežasties susidarys prastovos, jų apmokėjimo kaštai turi būti priskirti „kaltajam“ projektui ir už jį atsakingam jo vadovui.
Dar viena gamyboje susidarančių nuostolių rūšis – negrįžtamosios atliekos, kurios susidaro produktų gamybos procese patiriant įvairius technologinius nuostolius (nudulkėjimus, nugaravimus, nudžiūvimus ir pan.) bei gaunant bevertes atliekas, kurios negali būti naudingai panaudotos įmonėje arba parduotos. Tam tikrais atvejais norint tokių atliekų atsikratyti tenka dar padaryti ir papildomas išlaidas, pavyzdžiui, surenkant susidariusias gamybines atliekas, jas padarant nekenksmingas bei sunaikinant. Jeigu įmanoma identifikuoti, kokią produkciją gaminant tokios atliekos susidarė, jų surinkimo, išvežimo, sunaikinimo ir panašūs kaštai turi būti priskirti būtent tos produkcijos savikainai. Kuomet neįmanoma ar netikslinga priskirti tokių kaštų konkrečiai produktų rūšiai, jų išlaidos paskirstomos visiems gamybos padalinyje (kuriame atliekos susidarė) tuo pačiu laikotarpiu pagamintiems produktams.
Įmonių veikloje susidaro ir kitokių neproduktyvių kaštų patyrimo atvejų – ir visuomet vadybos ir kaštų apskaitai keliamas tikslas, kuo tiksliau juos identifikuoti, nustatant jų padarymo vietas, priežastis bei kaltininkus.
***
Pilnosios savikainos apskaičiavimo pagrindas
Kuomet iškyla poreikis apskaičiuoti produktų (paslaugų ar materialių bei nematerialių gaminių) pilnąją savikainą, į ją reikia įskaičiuoti visas įmonės veikloje (gamyboje, pardavimuose ir bendruose reikaluose) daromas išlaidas. Tai reiškia, kad visų įmonės padalinių (gamybinių ir negamybinių) veikloje padarytos išlaidos turi tam tikru būdu atsidurti produktuose – jų pilnojoje savikainoje. Čia dažnai iškyla klausimas – ar galima negamybines išlaidas, ypač įmonės bendrąsias ir administracines išlaidas, kaip nors logiškai paskirstyti produktams pritaikant kokius nors racionalius paskirstymo kriterijus. Toks klausimas labai natūralus, nes normaliu atveju įmonėse tarp bendrųjų ir administracinių išlaidų bei įmonės gaminamų ir parduodamų produktų praktiškai nėra jokio bent kiek objektyviau išmatuojamo ryšio. Todėl visi bandymai paskirstyti tokio pobūdžio išlaidas produktams iš karto (t.y. bandyti susieti tokias išlaidas su produktais) yra nesėkmingi, nes tai padaryti tiesiog nėra įmanoma.
Tačiau kartais dėl žinių stokos tokie bandymai įmonėse yra daromi. Pavyzdžiui, visos įmonėje padarytos negamybinės išlaidos paskirstomos produktams pagal jų gamybinę savikainą (darant klaidingą prielaidą, kad kuo didesnė produkto gamybinė savikaina, tuo daugiau „vargsta“ įmonės negamybiniai padaliniai ties tuo produktu). Arba kitas paplitęs variantas – pagal produktų pardavimo pajamas, klaidingai galvojant, kad kuo vartotojų rinka labiau nori produkto, taigi kuo labiau jį perka, tuo daugiau pastangų į tą produktą „įdeda“ negamybiniai padaliniai. Visi tokie bandymai dirbtinai susieti negamybines, ypač bendrąsias bei administracines išlaidas su produktais pagal kriterijus, niekaip neatspindinčius tokios sąsajos, neišvengiamai duoda klaidingus rezultatus. Tokių apskaičiavimų dėka gaunami klaidingi pilnosios savikainos rodikliai.
Vienintelis teisingas būdas apskaičiuoti produktų pilnąją savikainą yra toks, kad visi įmonėje daromi kaštai, kurie gali būti kaip nors racionaliai susieti su produktais (jų gamyba arba pardavimu), turi būti tiesiogiai ir netiesiogiai įskaičiuojami į produktų savikainą. Tai taikoma gamybinėms ir didelei daliai pardavimų veiklos išlaidų. Tačiau tos išlaidos, kurios su produktais niekaip racionaliai negali būti susietos (tai labiausiai taikoma įmonės bendrosioms ir administracinėms išlaidoms), turi būti skirstomos kitaip. T.y. pradžioje jos turi būti skirstomos įmonės padaliniams – pagal tai, kiek jie gauna kokių nors vidinių paslaugų ir kaštus skirstančių padalinių. Tokie kaštų paskirstymai atliekami taikant įvairius metodus. Juos atlikus visi negamybinių padalinių kaštai galiausiai būna įskaičiuoti į gamybos ir pardavimų padalinius, t.y. tuos padalinius, kurie turi daugiau ar mažiau akivaizdų ryšį su produktais, nes juos gamina arba parduoda. Ir tik tada bendrieji bei administraciniai ir jiems giminingi kaštai per gamybos ir pardavimų padalinius yra toliau galutinai įskaičiuojami į produktų pilnąją savikainą. Taip realizuojamas išlaidų įskaičiavimas garantuoja maksimaliai teisingus rezultatus, kuriais galima pasitikėti, darant sprendimus dėl įmonės produktų ateities.
***
TRYS PAGRINDINIAI KAŠTŲ OPTIMIZAVIMO BŪDAI
Kiekvienoje įmonės vykdomoje veikloje egzistuoja įvairios galimybės optimizuoti daromus kaštus, kas yra aktualu visais laikais, o neramiais ir sudėtingais – ypač. Toliau pateikiami pagrindiniai būdai, kurie leidžia tai įgyvendinti kiekvienoje veikloje:
1. Darbų kokybės gerinimas. Stengiamasi viską atlikti tinkamai (kokybiškai) iš pirmo karto, kad nereikėtų nieko perdarinėti arba tobulinti, tam skiriant papildomai laiko ir pinigų. Kokybės gerinimą, kaip žinia, galima realizuoti keliais etapais:
– rengiantis būsimai veiklai, kai detaliai sumodeliuojamas ir išanalizuojamas būsimos veiklos procesas, iš anksto numatant galimas silpnąsias jo vietas ir parengiant kompensacinius mechanizmus;
– jau vykdant veiklą, – vykdoma operatyvi atliekamų darbų kontrolė, leidžianti praktiškai „on line“ režime nustatyti visus trūkumus ir nedelsiant imtis priemonių jiems pašalinti;
– atlikus numatytus darbus, kuomet atrankos būdu arba ištisai vertinama atliktų darbų apimtis ir kokybė.
Geriausia, kai kokybės gerinimui pajungiami visi minėti etapai.
2. Atsisakymas nereikalingų, besidubliuojančių ir nenaudingų rezultatui veiksmų. Tam reikia detaliai išanalizuoti vykdomą procesą, siekiant nustatyti, kokie nereikalingi ir nenaudingi veiksmai jame atliekami. Dažnai tokią analizę gaunasi atlikti tiesiog „plika akimi“ stebint veiklos procesą ir kiekvieną jame atliekamą veiksmą. Stebint procesą ties kiekvienu veiksmu keliami klausimai:
– ar šio veiksmo tikrai reikia?
– jeigu jo reikia, ar galima jį atlikti greičiau ir su mažesnėmis sąnaudomis?
3. Įmonės gaminamų materialių bei nematerialių produktų, teikiamų paslaugų bei atliekamų darbų funkcinės vertinės analizės (FVA) atlikimas.
Šios analizės tikslas yra įvertinti kokios produkto/paslaugos/darbo teikiamos jo gavėjui (vartotojui) funkcijos:
– tikrai yra reikalingos ir svarbios vartotojui,
– kokios nesvarbios arba nebūtinos,
– kokios ir galbūt perteklinės ar netgi žalingos.
Tai nustačius atliekamas naudingų funkcijų stiprinimas, vystymas, o nereikalingų, ypač perteklinių bei žalingų – atsisakymas ar bent jau minimizavimas, jeigu nepavyksta jų atsisakyti (nes kartais žalingų funkcijų išvengti neįmanoma).
***
Horizontalios darbų kokybės ir jų kaštų kontrolės realizavimas įmonėje
Daugeliui įmonių aktualus klausimas – padalinių ir jų darbuotojų veikloje daromų kaštų, o taip pat – jų atliekamų darbų kokybės kontrolė. Kaip ją geriausiai galima įgyvendinti? Trumpai apžvelgsiu vieną iš labai praktiškų ir universalių būdų. Jis labiausiai tinka projektinėje vadyboje, kuomet įmonės įvairių padalinių darbuotojai dalyvauja (atlieka tam tikrus darbus) vykdant projektus. Tokiu atveju iš anksto sutariama, kokie tam tikrų padalinių darbuotojai, kokius darbus ir kada atliks vykdant konkretų būsimą projektą. Parengiamas projekto biudžetas, kurio sudedamosios dalys ateina iš projektą vykdysiančių padalinių biudžetų (biudžetai sudaromi matriciniu būdu) – nes tie padaliniai (jų darbuotojai) atlikdami darbus projektui darys tam tikrus kaštus, kurie bus priskirti projektui, taigi, ir jo biudžetui.
Patvirtinus projekto biudžetą, pradedami jo vykdymo darbai. Ir kiekvienas projekte dalyvaujantis įmonės darbuotojas nustatyta tvarka išrašo už savo atliktus darbus elektroninę vidinę sąskaitą. Jos duomenis per įmonėje naudojamą vidinę kompiuterinę apskaitos (arba biudžetų) sistemą patenka į visų kokius nors darbus iš tokio darbuotojo užsakiusių vadovų (projektų vadovų bei kitų padalinių, kuriems irgi buvo atlikti kažkokie darbai) ataskaitas. Iš jų darbus užsakę vadovai mato jiems konkretaus darbuotojo atliktų darbų apimtis ir tiems darbams tenkančių kaštų sumas. Tada projektų (ar kitų padalinių) vadovai šias kaštų sumas, kaip ir pačius atliktus darbus, įvertina – ar viskas atitinka tam, kaip buvo sutarta ir įtvirtinta biudžetuose. Jeigu tiek atliktų darbų kokybė bei apimtys, tiek sąskaitoje nurodyti tų darbų atlikimo kaštai atitinka pradžioje padarytus susitarimus bei patį biudžetą, projektų (padalinių) vadovai priima jų projektams priskirtas kaštų sumas. Priešingu atveju – jeigu padarytų darbų kokybė, apimtys ar jiems tenkantys kaštai pažeidžia padarytus susitarimus ir biudžetą, projekto (padalinio) vadovas jų turi teisę nepriimti ir spręsti šį klausimą įmonėje nustatyta tokio pobūdžio dalykų sprendimo tvarka. Jeigu iškilusios tokio pobūdžio problemos neišsprendžia darbuotojai su projektų (padalinių) vadovais savarankiškai, sudalyvauja aukštesni šią sritį kuruojantys įmonės pareigūnai. Tačiau tokie įsikišimo „iš aukščiau“ atvejai būna reikalingi tik pačioje aptartos sistemos įgyvendinimo pradžioje. Kada tokia sistema jau įsitvirtina įmonėje, viskas veikia sklandžiai.
***
Funkcinė vertinė analizė – mūsų kasdienybėje.
Praktiškai kiekvieną dieną savo vykdomoje veikloje arba įvairiomis kitomis aplinkybėmis susiduriame su tuo, kad naudodamiesi įvairiais daiktais ar kitų žmonių teikiamomis mums paslaugomis – kažkuo būname patenkinti, o kažkuo ne. Reikalas tas, kad kiekvienas daiktas, kuriuo naudojamės, „transliuoja“ ne vieną funkciją, bet bent jau keletą. Buitinis pavyzdys – daugelio buityje naudojama mikrobangų krosnelė ne tik pašildo (ar net padeda pagaminti) norimą maistą arba gėrimą, bet kartu veikdama skleidžia burzgimo garsą, be to, jai veikiant nerekomenduojama būti per arti jos, kad nebūtų neigiamo poveikio mūsų sveikatai. Turbūt dažnam norėtųsi, kad būtų tik pirmoji funkcija be kitų dviejų? Tačiau taip nesigauna – tiksliau tokio pageidavimo realizavimas technologiškai išaugintų produkto kainą gal net keliais kartais ir todėl žmonės paprasčiausiai jį nustotų pirkti. Dar galima pridėti ir kitas daikto funkcijas, pavyzdžiui, estetinę – priklausomai nuo „mikrobangės“ išvaizdos, į ją žiūrint galbūt galima netgi pasidžiaugti dailiomis jos formomis ir spalva arba priešingai, – matyti tik neišvaizdžią baltą dėžę, kurią norisi nukišti kur nors toliau į kampą. Taigi, kažkurios naudojamo daikto savybės (ar funkcijos) mums patinka ir jas vertiname palankiai, o kitų galbūt net nenorime, tačiau jeigu jos jau yra „įmontuotos“ daikte – jų išvengti negalime ir būname priversti su jomis susitaikyti. Lygiai tas pats vyksta ir su mūsų gaunamomis paslaugomis.
O dabar apie daiktų (paslaugų) funkcijas, jų realizavimo kaštus ir jų vertę pagalvokime iš daiktų kūrėjo ir gamintojo (paslaugų teikėjo) pusės. Įsivaizduokime leidyklą, kuri leidžia specializuotus kalendorius-knygas įvairių profesijų atstovams. Ir sprendžiamas klausimas dėl tokio kalendoriaus, skirto tipiškai moteriškos profesijos auditorijai, viršelio gamybos. Svarstomi du alternatyvūs variantai. Pirmas variantas – stori ir kieti, solidžiai atrodantys viršeliai (jų savikaina vienam kalendoriaus vienetui – 3 Eur), antras variantas – ploni ir lankstūs, elegantiškai atrodantys viršeliai (jų savikaina vienam kalendoriaus vienetui – 1,5 Eur). Kurį variantą racionaliau pasirinkti, žinant, kad kalendoriaus pardavimo kaina bus tokia pati, nepriklausomai nuo pasirinkto viršelio? Gali skirtis tik tokio kalendoriaus parduoto tiražo dydis – būti didesnis arba mažesnis. Kokią įtaką pardavimo apimčiai darys pasirinktas kalendoriaus viršelis? Tai priklauso, kaip potencialūs kalendoriaus pirkėjai (primenu, kad tai iš esmės būtų vien moterys) vertins minėtus alternatyvius viršelio variantus.
Storų viršelių privalumai (teigiamos funkcijos): jie daro tvirtesnį patį kalendorių, patogiau vartosi puslapiai, atrodo solidžiai. Trūkumai (neigiamos funkcijos): kalendorius tampa sunkesnis, o tai trūkumas norintiems jį visur nešiotis su savimi, ne visada patogu įsidėti į mažos talpos rankinę, nes kalendoriaus niekaip nepalenksi (priešingai, nei turintį lanksčius viršelius).
Plonų viršelių privalumai (teigiamos funkcijos): jie daro kalendorių elegantiškesniu, patogiau įsidėti į mažos talpos rankinę, lengviau nešiotis visur su savimi. Trūkumai (neigiamos funkcijos): kalendoriaus lapai vartosi ne taip patogiai ir pats leidinys nėra toks tvirtas.
Sprendžiant, kurį viršelių variantą rinktis, reikia įsivaizduoti, kokiai daliai potencialių kalendoriaus pirkėjų, kurios išvardintos funkcijos priimtinesnės, o kurios nepriimtinos. Tam galima atlikti ir tokio pirkėjų segmento dalies mini apklausą. Jeigu, tarkime, nėra aišku, kokiai daliai, kurios funkcijos priimtinesnės, telieka eiti racionalumo keliu – rinktis pigiau kainuojantį viršelį (primenu, kad nepriklausomai nuo viršelio, galutinė produkto pardavimo kaina būtų tokia pati).
Čia buvo pateiktas labai paprastas pavyzdys. Realiame gyvenime sutinkame ir daug sudėtingesnių variantų, kai iškyla pasirinkimas tarp alternatyvų. Tokiais atvejais mąstymas pagal funkcinės vertinės analizės principus dažnai praverčia.
***
Kas yra Tikslinės kaštų apskaitos sistema?
Jeigu nesate susidūrę su šia sistema – gal bus įdomu. Ši sistema(angl. Target costing) – tai strateginė kaštų valdymo priemonė, skirta visiems produkto kaštams optimizuoti per visą jo gyvavimo ciklą – nuo produkto kūrimo pradžios iki jo esminio patobulinimo arba iš esmės naujo produkto sukūrimo.Sistemos esmė – kiekvieno produkto savikaina suplanuojama ir po to įgyvendinama taip, kad leistų įmonei uždirbti norimo dydžio pelną tą produktą pagaminus ir pardavus. Taikant tikslinės kaštų apskaitos sistemą, nuosekliai atliekamos trys procedūros:
– atlikus rinkos tyrimus, nustatoma tikėtina kuo realesnė produkto pardavimo kaina;
– nustatomas planuojamas uždirbti pelno,gauto pardavus produktą, procentas;
– apskaičiuojama tikslinė (planuojama) produkto savikaina, kurią reikia pasiekti, kad įmonė gautų norimą pelną iš šio produkto, taikydama numatytą jo pardavimo kainą. Apskaičiuota tikslinė savikaina tampa biudžetine produkto savikaina ir visi produkto kūrimo, gamybos ir pardavimo darbai bei šių darbų kaštai planuojami taip, kad atitiktų tą biudžetinę savikainą.
Šiems darbamsįmonėje suburiama reikalingų specialistų komanda (iš projektavimo, gamybos, marketingo ir apskaitos padalinių), kuri yra kompetentinga atlikti visus būtinus, su pasirinktu produktu susijusius darbus. Suburta darbuotojų komanda turi ne tik apskaičiuoti produkto tikslinę savikainą, bet ir parengti detalią produkto gamybos programą bei numatyti visas sąlygas būsimo produkto gamybai (parinkti gamybai reikalingų žaliavų rūšis, numatyti naudotinus gamybinius įrenginius, apmokyti produktą gaminsiančius darbuotojus ir kt.). Visi šie dalykai gali būti taikomi tiek visiškai naujiems, tiek jau gaminamiems produktams, kurių faktinė savikaina neleidžia uždirbti norimo pelno iš produkto. Pastaruoju atveju jau gaminamas produktas perkuriamas ir tobulinama taikoma gamybos technologija, siekiant faktinę produkto savikainą sumažinti iki apskaičiuotos tikslinės jo savikainos, leisiančios įmonei uždirbti norimo dydžio pelną. Įgyvendinant tikslinės kaštų apskaitos sistemą, labai svarbi produktų kūrimo bei gamybos kokybė, todėl įmonėje turi būti taikomi reikalingi kokybės užtikrinimo ir jos kontrolės metodai.
Tikslinės kaštų apskaitos sistemos taikymo privalumai: – siekiant „tilpti“ į nustatytą tikslinę produkto savikainą, dažnai randama įvairių nestandartinių ir inovacinių sprendimų; – tikslinės produkto savikainos nustatymas apsaugo nuo pagundų panaudoti brangius ir ne visuomet būtinus technologinius sprendimus; – aptariama sistema beveik idealiai atitinka visą biudžetų rengimo sistemą įmonėje, nes produktų gamybos ir pardavimo biudžetai rengiami remiantis apskaičiuota tų produktų tiksline savikaina.
Tikslinės kaštų apskaitos sistemos taikymo trūkumai: – siekiant „tilpti“ į nustatytą tikslinę savikainą, kyla pagunda bloginti produktų kokybę (pasirenkant prastesnes žaliavas, samdant žemesnės kvalifikacijos darbininkus ir pan.); – už produktų gamybą atsakingi darbuotojai pervargsta nuo nuolatinio spaudimo neviršyti tikslinės savikainos; – už produkto gamybą ir jo pardavimą atsakingiems vadovams sudėtinga rasti kompromisą, nes abi pusės nori, kad produkto savikaina būtų mažinama kitos pusės darbų sąskaita.
***
Įmonės veiklos kaštų minimizavimas (tiksliau – optimizavimas, siekiant atsisakyti neefektyvių kaštų) yra svarbus kiekvienai įmonei, nes tai bene pagrindinis realus veiksnys, leidžiantis dirbti pelningai, kadangi pajamų didinimo galimybės nuo įmonės valios priklauso žymiai mažiau. Įmonėse šie klausimai sprendžiami individualiai.
Paprastai įmonėse pagrindinė išlaidų dalis tenka produkcijai gaminti ar paslaugoms teikti, arba trečiųjų asmenų pagamintoms prekėms pirkti (siekiant jas perparduoti) ir visoms šioms prekėms (pagamintai produkcijai, paslaugoms ir kt.) po to parduoti. Šioms veikloms skirtos išlaidos būna labai įvairios ir su prekėmis (produkcija, paslaugomis ir kt.) susiję skirtingu laipsniu – dalis tokių kaštų absoliučiai tiesiogiai tenka tam tikroms prekėms pagaminti ar parduoti. Tačiau antroji dalis kaštų tik sudaro prielaidas gamybos ar pardavimų procesui vykti, bet nėra tiesiogiai susiję su kuriais nors produktais.
Pirmojo tipo išlaidos gali būti optimizuojamos santykinai lengviausiai, nes visuomet galima gana pagrįstai apskaičiuoti, kiek ir kokių žaliavų bei medžiagų, darbo užmokesčio ir kitokių išlaidų turi būti padaryta, kad būtų pagamintas tam tikras kurios nors produkcijos kiekis, suteiktos tam tikros paslaugos ar nupirktos prekės, skirtos perparduoti. Sprendžiant tokių kaštų optimizavimo (maksimalios naudos iš daromų kaštų pasiekimo ir nenaudingų kaštų atsisakymo) klausimą, ieškomos galimybės kuo pigiau įsigyti gamybos veiklai reikalingus išteklius: surasti kuo pigiau gamybai reikalingas žaliavas tiekiantį tiekėją, pigiau pasamdyti reikiamos kvalifikacijos darbuotojus, pigiau įsigyti gamybos įrengimus ir t.t. Be abejo, sprendžiant šiuos klausimus reikia įdėti vadovų ir vadybininkų pastangų, tačiau dažniausiai jie bent jau pakankamai gerai žino, ką ir kaip reikia daryti.
Sudėtingesnis kelias, optimizuojant antrojo tipo gamybos bei pardavimų kaštus (kurie nėra susiję su šiais procesais tiesiogiai), – tai produktų gamybos ir jų pardavimų procesų organizavimo bei naudojamų technologijų tobulinimas, dėl kurio pasiekiamas didesnis vykdomos veiklos efektyvumas: su tais pačiais kaštais gaunama didesnė nauda, nei iki tol. Šiuo būdu optimizuoti pardavimų kaštus yra sudėtingiau, nei gamybos kaštus, kadangi prekių pardavimų apimtys priklauso ne tik nuo to, kaip bus organizuojama ir vykdoma ši veikla, bet ir nuo tų prekių paklausos rinkoje bei konkurentų veiksmų.
Kalbant apie veiklos kaštų optimizavimą, veikia paprastas principas – kuo tiesiogiau kaštai susiję su tam tikrais produktais (jų gamyba ar pardavimu), tuo paprasčiau rasti būdų, kaip tuos kaštus sumažinti, suprantama, nepabloginant produktų kokybės. Ir priešingai – kuo mažiau kaštai susiję su tam tikrais produktais, tuo sudėtingiau rasti galimybes optimizuoti šiuos kaštus.
Mažiausiai su produktų pagaminimu bei jų pardavimu susiję įmonės veiklos administravimo ir bendrieji kaštai, kurie reikalingi ne konkretiems produktams pagaminti ar jiems parduoti, bet tam tikroms bendroms įmonės ar jos padalinių mastu funkcijoms atlikti. Įmonės veikloje daromų bendrųjų kaštų dydžio pagrįstumo įvertinimas yra problematiškas, nes tokio pobūdžio kaštai neturi jokio tiesioginio sąryšio su produktais, o kartais net ir su jų gamybos ar pardavimų procesais. Minėtų kaštų dydžiui nežymią įtaką daro ir produktų gamybos bei pardavimų apimčių pokyčiai. Tokių kaštų optimizavimo klausimas yra daugiau ar mažiau svarbus kiekvienos įmonės vadovui.
Pirmoji užduotis įmonės vadovui, siekiant optimizuoti įmonės veikloje daromus kaštus, – padaryti, kad visi įmonėje daromi kaštai būtų prižiūrimi už atitinkamas veiklas atsakingų vadovų bei vadybininkų. Kitaip tariant, įmonėje negali likti jokių neprižiūrėtų kaštų, už kurių darymą nebūtų atsakingas konkretus darbuotojas. O antroji užduotis, įgyvendinant minėtą tikslą, – pasiekti, kad būtų maksimaliai aišku, kokios išlaidos įmonėje, kokiu konkrečiu tikslu yra daromos, kam konkrečiai jos reikalingos, kas yra jų (tiksliau – šias išlaidas iššaukiančių darbų) užsakovas ir kas jas gali pagrįstai įvertinti (pavyzdžiui, priimdamas užsakytus darbus, kurių metu tokios išlaidos padarytos).
***
Kodėl tęsiami nuostolingi ir neperspektyvūs projektai (arba kodėl sunku pamiršti padarytas išlaidas)?
Turbūt kiekvienoje įmonėje susiduriama su situacijomis, kai tęsiami ir tęsiami akivaizdžiai neperspektyvūs arba nuostolingi projektai ar darbai. Ir niekas nepriima sprendimo dėl tokio projekto ar darbo nutraukimo, nors jo ateities sėkme niekas įmonėje jau nebetiki. Pavyzdžiai gali būti labai įvairūs. Tai ir kokios nors specialios kompiuterinės programos nuolatiniai tvarkymai bei tobulinimai vis niekaip nepasiekiant laukiamo iš jos rezultato, tai ir kokie nors veiklos kokybės gerinimo projektai, kurie reikalauja daug pastangų, bet laukiamas rezultatas iš jų niekaip neateina, ir įvairūs kitokie darbai bei projektai. Ir taip įmonėse dažnai tęsiasi net ne mėnesiais, o metais, kol tokie kartais nuo pat pradžių neperspektyvūs projektai „numiršta“ vos ne savaime arba yra galiausiai „numarinami“, kai už juos atsakingiems asmenims nebelieka laiko ir jėgų toliau su jais vargti.
Kodėl gi sprendimai apie tokių projektų ar darbų sustabdymą nepriimami žymiai anksčiau, kodėl dažnai laukiama iki paskutiniųjų, nors jų šviesia ateitimi įmonėje niekas seniai nebetiki? Priežastis paprasta – tiesiog būna „gaila“ jau įdėtų lėšų: išleistų pinigų, įdėtų pastangų, sugaišto laiko ir t.t. Čia jau psichologiniai dalykai. Tiesiog žmogus prisiriša prie to, kam yra skyręs nemažai savo asmeninių pastangų, energijos, pinigų (nors ir nebūtinai asmeninių, o įmonės) galiausiai – lūkesčių. Trumpai tariant, toks projektas yra gana ilgą laiką „maitinamas“ įvairia energija, o todėl įgyja tam tikrą savo „svorį“ ir pradeda daryti įtaką žmonėms bei jų sprendimams, kurie su juo yra susiję.
Norint netempti iki paskutiniųjų tokių „tuščių“ projektų ar darbų, o juos nutraukti laiku – verta suorganizuoti kūrybinį pasitarimą (ir gal ne vieną) ar net „proto šturmą“, būtinai pakviečiant dalyvauti visiškai nesusijusius su projektu asmenis, tiesiog turinčius racionalų protą. Jiems detaliai pristačius visą situaciją, iš jų neretai kyla racionalūs klausimai, kurie „apšviečia“ protą už tokius projektus atsakingiems asmenims ir padeda priimti teisingą sprendimą.
***
Produktų pilnosios savikainos apskaičiavimo „kritika“.
Kartais vadovaikritiškai žvelgia į produktų pilnosios savikainos apskaičiavimą. Šis rodiklis parodo, kiek iš viso visų įmonės kaštų (tiek gamybinių, tiek ir negamybinių) tenka tam tikram produktui (ne tik jo pagaminimui, bet ir pardavimui), t.y. jo pilnajai savikainai. Apskaičiuota produkto pilnoji savikaina yra lyginama su gautomis iš produkto pardavimo pajamomis, tokiu būdu nustatant, kokio dydžio pelną (būtent pelną, o ne maržą) šis produktas įmonei uždirba arba kokį nuostolį atneša. Jeigu sužinome, kad produktas, palyginus jo pajamas su pilnąją savikaina, duoda mums pelną, – džiaugiamės tuo ir siekiame plėtoti to produkto gamybą bei pardavimus. Tačiau jeigu pamatome, kad produktas duoda mums nuostolį – nerimaujame ir ieškome būdų ką daryti. Įsivaizduokime paprastą situaciją: produkto pardavimo kaina 90 €, o apskaičiuota jo pilnoji savikaina viršija 100 €. Reiškia, kiekvienas tokio produkto vienetas paprastai kalbant duoda mums 10 € nuostolio. Klausimas – ką daryti?
Labai supaprastintas (sakykime, primityvus) kelias – tiesiog atsisakome nuostolingo produkto ir toliau gaminame bei parduodame tik likusius pelningus produktus (nes aptariama situacija, kai įmonės „krepšelyje“ yra bent jau keletas produktų). Štai čia ir prasideda kai kurių vadovų teisinga kritika – juk atsisakius vieno produkto (šiuo atveju – nuostolingo) įmonės bendrieji ir administraciniai bei kai kurie kiti pastovūs arba santykinai pastovūs kaštai teks likusiems produktams ir todėl juo „nugramzdins“ – jie taip pat taps arba gali tapti nuostolingais.
Tačiau juk tai tik vienas iš galimų sprendimo būdų dėl nuostolingo produkto ateities – ir tikrai ne pats geriausias. Juk žymiai dažniau einama tuo keliu, kai ieškoma būdų, kaip pagerinti nuostolingo produkto situaciją – kaip sumažinti jo gamybai bei pardavimams tenkančius kaštus, o tai reiškia produkto gamybos bei pardavimų proceso racionalizavimą. Lygiai taip pat įmanomi ir kitokie, dar platesni sprendimai, kurie gali „ištempti“ produktą. Be abejo, taip daryti yra sudėtingiau, nei tiesiog atsisakyti nuostolingo produkto, tačiau daug teisingiau.
Taigi, pilnosios savikainos rodiklio kritika minėtu pagrindu yra visiškai nepagrįsta. Nes juk niekas neverčia įmonės sužinojus apie tam tikrų produktų nuostolingumą jų tiesiog imti ir atsisakyti. O tuo tarpu, informacijos apie tam tikro produkto generuojamą pelną arba nuostolį turėjimas jau savaime yra naudingas, nes duoda pagrindą pradėti kryptingai ieškoti išeičių.
***
KAIP IŠJUDĖTI IŠ „MIRTIES TAŠKO“ VEIKLOJE?
Dažnai įmonėse susidaro situacijos, kai kurioje nors vykdomoje veikloje (arba kokiame nors tęstiniame, vykstančiame ne vienerius metus, projekte) užstringama. Tai yra, nors nuolatos dedamos pastangos, veikla neatsiperka, jos efektyvumas negerėja, nors pati veikla įmonei yra būtina. Tokiais atvejais, kaip sako „rankos nusvyra“, nes nebesimato realios išeities iš akivaizdžiai užstrigusios situacijos.
Paprastai sėkmingai šie dalykai sprendžiami, į pagalbą pasitelkus būdus, kurie taikomi „nulinių“ biudžetų rengime. Esmė ta, kad reikia pasistengti „pamiršti“ viską, kas buvo daryta iki tol ir tai, kas yra daroma dabar toje probleminėje veikloje. Ir galvoti taip, tarsi šios veiklos mes iki tol net nevykdėme. Viską pradėti galvoti nuo pradžių. Tačiau labai svarbu prieš tai susikurti labai detalų ir aiškų vaizdą, kurį mes norime gauti šią veiklą įgyvendinę. Tik pasiekę savo galvose labai aiškų paveikslą tos veiklos, kurią turime vykdyti, galėsime tiksliai nuspręsti ko mums reikia imtis ir kokiu būdu, kad tas paveikslas įsigyvendintų.
Tokiuose galvojimuose ir aptarimuose didžiausią naudą duoda tiesiogiai iki tol toje probleminėje veikloje nedalyvavę asmenys, kad ir gretimų padalinių ar veiklų darbuotojai, mūsų kolegos, nes jie niekaip nėra prisirišę prie to, kas buvo daroma šioje veikloje, todėl jų protai „švarūs“. Jų patarimai ir pasiūlymai dažnai būna labai vertingi, išsprendžiant (neretai ir labai netikėtais būdais) tas vietas, kur jau atrodo nieko neįmanoma sugalvoti geriau. Atsižvelgus į tokius patarimus bei pasiūlymus toliau detaliai planuojama veikla – kas ir kaip joje turi vykti.
Pritaikius šį metodą net 8-iais atvejais iš 10-ies buvusios ir visus varginusios problemos veikloje yra sėkmingai išsprendžiamos.
***
ĮVAIROVĖ MUS PRATURTINA.
Šiais laikais mums interneto dėka laisvai prieinama informacija apie įvairius į veiklos ir jos vadybos efektyvumo gerinimą orientuotus (kartu apimančius ir vykdomų veiklos procesų apskaitą specialiais aspektais) metodus bei sistemas, kurių šiuo metu yra apie dvi dešimtys. Tai ir Lean (Taupioji) vadybos bei jai skirta apskaitos sistema, ir Six Sigma, ir Apribojimų teorija (TOC) bei jai skirta Pralaidumo apskaita (Throuput accounting), ir Funkcinė vertinė analizė (Value analysis), ir Tikslinė kaštų apskaita (Target Costing), ir Subalansuotų rodiklių sistema (Balanced Scorecard) ir daugelis kitų į panašius tikslus nukreiptų sistemų. Kiekviena jų turi savo „arkliuką“, kai kurios iš jų turi gana daug bendrų bruožų, o kai kurios visiškai savitos, turinčios savo išskirtinių savybių.
Kažkiek keista, kai pasaulyje esant tokiai minėtų sistemų ir metodų gausybei, dažnoje įmonėje net nebandoma susipažinti su jų teikiamais privalumais ir atsirinkti tai, kas aktualu įmonei, jos veiklai ir vadybai, o paprasčiausiai pasirenkama kažkuri viena sistema, nuo visų kitų visiškai atsiribojant. Būtų suprantama, kada atsiribojama nuo kitų sistemų, prieš tai jas išnagrinėjus ir tik po to nusprendus, kad jos dėl tam tikrų priežasčių yra netinkamos. Tačiau kažkodėl neretai pasirenkama kažkuri viena sistema (galbūt ta, kurią pasiūlė pakviesti į įmonę verslo konsultantai arba apie kurią išgirsta specialiuose mokymuose), kitų net nepanagrinėjus, apie jas nieko neišmanant, kartais netgi nežinant, kad jų apskritai esama. Tokiu būdu įmonės vadovai patys save nuskriaudžia, atsiribodami nuo įvairių privalumų ir galimybių, kurias teikia jų netgi nepažintos sistemos bei metodai.
Pasaulis juk labai platus ir įvairus, jis mums teikia daug galimybių, kartais net per daug, nes net nepajėgiame jų visų aprėpti, juo labiau įvertinti. Tačiau nesusipažinti su siūloma įvairove mums aktualioje srityje paprasčiausiai nenaudinga mums patiems, nes liekame nesužinojęs puikių dalykų, kuriuos pritaikę savo veikloje gautume daug geresnius rezultatus, nei gauname dabar. Tad tikrai neracionalu užsisklęsti nuo siūlomos galimybių gausos ir „minti vėl ir vėl tą pačią jau kartą pramintą vagą“.
***
Kokius kaštus reikia įvertinti projekto plėtros atveju, o kokių kaštų vertinti nereikia.
Dažnai sėkmingai įgyvendinus kokį nors projektą, kyla minčių jį plėtoti bei tiražuoti, kad nauda būtų kuo didesnė. Tokiu atveju apskaičiuojami visi projekto kaštai ir jie palyginami su gauta iš projekto nauda (geriausiai, kai tai yra tiesiogiai pajamas uždirbantis projektas, tada lyginama su uždirbtomis pajamomis). Nusprendus projektą plėsti bei tiražuoti kartais daromos klaidos apskaičiuojant būsimus jo kaštus ir tokiu būdu neteisingai (ar bent nepakankamai teisingai) nustatoma gautina iš jo nauda. Tai geriau iliustruoti pavyzdžiu. Tarkime, mūsų projektas yra seminaras. Pradžioje nebuvo aišku ar seminaras sulauks reikiamos paklausos, todėl planuota surengti tik vieną jo srautą (1 grupę iš 30 dalyvių). Seminaro kaštai buvo tokie: medžiagos parengimas – 1000 €, medžiagos suredagavimas, sumaketavimas – 250 €; medžiagos atspausdinimas (30 vnt.) – 60 €; lektoriaus apmokėjimas už paskaitą – 800 €; auditorijos seminarui nuoma – 300 €; seminaro grupės aptarnavimas (maitinimas ir kt.) – 450 €; seminaro organizatoriaus kaštai – 400 €; seminaro reklamos ir pardavimo kaštai – 2000 €. Kaštai iš viso – 5260 €. Gautos pajamos iš seminaro – 5700 € (30 dalyvių x 190 €). Taigi – įgyvendinto seminaro grupės marža sudaro 440 €.
Pamačius, kad seminaro tematikos paklausa rinkoje yra pakankama, nuspręsta organizuoti dar vieną tokią pačią grupę iš 30 dalyvių, t.y., bendras praplėsto seminaro projektas tuomet sudarytų 2 grupes ir atitinkamai – 60 dalyvių. Apskaičiuokime tokio praplėsto projekto kaštus: medžiagos parengimas – 1000 €, medžiagos suredagavimas, sumaketavimas – 250 €; medžiagos atspausdinimas (60 vnt.) – 120 €; lektoriaus apmokėjimas už paskaitą – 1600 €; auditorijos seminarui nuoma – 600 €; seminaro grupės aptarnavimas (maitinimas ir kt.) – 900 €; seminaro organizatoriaus kaštai – 800 €; seminaro reklamos ir pardavimo kaštai – 4000 €. Kaštai iš viso – 9270 €. Gautos pajamos iš seminaro – 11.400 € (60 dalyvių x 190 €). Praplėsto iki dviejų grupių seminaro marža sudaro 2130 €.
Tačiau iš tikrųjų toks kaštų ir maržos apskaičiavimas, sprendžiant klausimą dėl seminaro antrosios grupės organizavimo nėra teisingas. Mes pateikėme apskaičiavimą, kuris būtų teisingas, jeigu iš pat pradžių būtų nuspręsta daryti dvi seminaro grupes. Tačiau jeigu tik įvykdžius pradinį planą (suorganizavus vieną planuotą grupę), sprendžiama dėl papildomos – antrosios seminaro grupės organizavimo, tada reikia „pamiršti“ apie tas išlaidas, kurių antrą kartą jau daryti nereikės ir į apskaičiavimus įtraukti tik papildomai daromas išlaidas. Mūsų atveju antrą kartą nereikės mokėti už seminaro medžiagos parengimą (1000 €) bei už jos suredagavimą ir sumaketavimą (250 €). Taigi, šiuos kaštus turime „pamiršti“ įvertindami papildomai numatytos – antrosios seminaro grupės kaštus bei jos pelningumą, t.y. antrosios grupės rodiklius turime svarstyti visiškai atskirai nuo pirmosios grupės rodiklių. Todėl iš tikrųjų antrosios grupės kaštai būtų tokie: medžiagos atspausdinimas (30 vnt.) – 60 €; lektoriaus apmokėjimas už paskaitą – 800 €; auditorijos seminarui nuoma – 300 €; seminaro grupės aptarnavimas (maitinimas ir kt.) – 450 €; seminaro organizatoriaus kaštai – 400 €; seminaro reklamos ir pardavimo kaštai – 2000 €. Kaštai iš viso – 4010 €. Gautos pajamos iš antrosios seminaro grupės – 5700 € (30 dalyvių x 190 €). Taigi – antrosios seminaro grupės marža sudaro net 1690 €. Taip ir skaičiuokime visada, kai reikia vertinti kokio nors projekto plėtrą.
***
Dažna įmonė permainingais ekonomikai laikais finansiniu aspektu vertinant, atsiduria ties riba „plaukti“ arba „skęsti“. Kadangi bent kiek efektyviau valdyti savo pajamų lygio dauguma įmonių negali, joms telieka dirbti su savo išla
