Apskaitos ir vadybos priemonių taikymas, didinant įmonės veiklos pelningumą (6): Funkcinė vertinė analizė

Auditorius Valdas Jagminas

Tęsiame publikacijų ciklą apie įmonėse dažniausiai naudojamas apskaitos ir vadybos sistemas, kurios padeda įmonės veiklai tapti efektyvesnei ir pelningesnei. Ši publikacija skirta susipažinti su funkcine vertine analize (angl. Value analysis).

 Funkcinė vertinė analizė (FVA) – tai sistema, orientuota į produktų (tiek gaminamos produkcijos, tiek teikiamų paslaugų) ir vykdomų procesų savikainos bei jų teikiamos naudos santykio optimizavimą. Taikant funkcinę vertinę analizę, siekiama produktams suteikti tokias funkcijas, kurios būtų vertinamos jų pirkėjų (naudotojų), ir parinkti tokį šių funkcijų „pagaminimo“ būdą, kuris reikalautų kuo mažesnių išlaidų. FVA, kaip mokslo, teoriją sukūrė rusų mokslininkai dar iki XX a. vidurio, nors bent kiek rimtesnio praktinio pritaikymo ši sistema Sovietų Sąjungoje taip ir nesulaukė. Tačiau maždaug XX a. viduryje šia teorija labai susidomėjo amerikiečiai. Jie savo šalies įmonėse toliau plėtojo šį mokslą, ir FVA pradėjo gana plačiai taikyti JAV įmonės.

Funkcinės vertinės analizės esmė grindžiama tuo, kad kiekvienas produktas – tiek materialus ar nematerialus gaminys, tiek teikiama paslauga ar atliekamas koks nors darbas – turi tam tikras vartojamąsias savybes, t. y. atlieka tam tikras funkcijas, kurios reikalingos to produkto vartotojui. Pirkėjai perka prekes todėl, kad jiems reikalingos atitinkamos tų prekių funkcijos, bet ne šiaip prekė kaip tokia. Be to, kiekvienas pirkėjas, pirkdamas prekę (daiktą ar paslaugą), individualiai vertina jos teikiamas funkcijas. Vienam pirkėjui svarbesnės vienos kokios nors prekės funkcijos, kitam – galbūt kitos. Pavyzdžiui, automobilis yra transporto priemonė, kuria žmogus gali žymiai sparčiau ir patogiau judėti erdvėje, nei tai darytų pėsčias, be to, šia priemone galima gabenti ne tik save, bet ir kitus žmones bei krovinius. Tačiau, be šios pagrindinės funkcijos, automobiliai atlieka ir kitas funkcijas, kurios įvairiems vartotojams gali būti nevienodai svarbios. Automobilis dar gali būti greitas, saugus, patogus, gražus, prestižinis ir t. t. Kiekvienam automobilio pirkėjui tam tikra papildoma funkcija bus svarbi arba ne. Tarkime, koks nors pirkėjas gali pirkti senovinį automobilį vien todėl, kad šis vertingas dėl savo amžiaus, t. y. toks pirkėjas pagrindinei automobilio funkcijai (vežti keleivius bei krovinius) skirs gana mažai dėmesio. Taigi, vienas ir tas pats daiktas gali atlikti labai daug funkcijų, kurios įvairių vartotojų gali būti vertinamos skirtingai. Kiekvienos iš jų sukūrimas bei pagaminimas, t. y. įkūnijimas tame daikte, reikalauja tam tikro darbo bei išlaidų. Kiekviena įmonė stengiasi minimizuoti gaminamų produktų savikainą, o tai reiškia – produktų atliekamų funkcijų sukūrimo bei pagaminimo išlaidas. Tai daroma tobulinant technologinį procesą (darant jį mažiau imlų žaliavoms bei darbui), renkantis pigesnes žaliavas ir kitais būdais. Kartu, norint pagerinti gaminamų produktų konkurencingumą, siekiama padidinti jų atliekamų naudingų funkcijų kiekį bei kokybę ir sumažinti neigiamų funkcijų skaičių arba bent jau minimizuoti jų neigiamą poveikį. Pavyzdžiui, šaldytuvo pagrindinė funkcija yra išsaugoti maisto produktus, šalutinė funkcija ta, kad jį galima laikyti virtuvės interjero detale ar baldu, ant kurio galima padėti kokius nors daiktus, o neigiama funkcija ta, kad veikdamas šaldytuvas sukuria apie save elektromagnetinį lauką, kuris kenkia sveikatai.

Savaime suprantama, kad įmonės, gamindamos produktus, stengiasi, kad jie savo atliekamomis funkcijomis (jų kiekiu ir kokybe) ne tik patenkintų vartotojų poreikius, bet ir kad tų produktų pardavimo kaina būtų priimtina pirkėjams. Tam labai svarbu žinoti, kaip įmonės gaminamų produktų atliekamos funkcijos patenkina vartotojus ir koks yra gamybos išlaidų indėlis į vienų ar kitų funkcijų suteikimą produktui. Todėl FVA tenka svarbus uždavinys – nustatyti optimalų tam tikro produkto pagaminimo būdą, t. y. atsakyti į klausimą, kaip pagaminti kuo geresnį produktą, kurio savikaina būtų kuo mažesnė.

Taikant funkcinę vertinę analizę, produkto atliekamos funkcijos, t. y. jų reikšmingumas vartotojui bei kokybė, vertinamos įvairiais kiekybiniais techniniais ar techniniais-ekonominiais rodikliais (pvz., suvartojamos ar gaminamos energijos kiekiu, talpumu, ekonomiškumu, galingumu, atliekamų tam tikrų operacijų kiekiu ir pan.) bei atitinkamais kokybiniais rodikliais (pvz., balais). Dažniausiai netikslinga analizuoti visas produkto teikiamas funkcijas, nes tai būtų paprasčiausiai per brangu, todėl analizei atrenkamos svarbiausios produkto funkcijos arba funkcijų grupės. FVA taikymas praktikoje yra sudėtingas, nes tenka išmatuoti tam tikro produkto atliekamų teigiamų ir neigiamų funkcijų vertę, tada įvertinti, kokių funkcijų galima atsisakyti, kaip sumažinti produktų gamybos išlaidas ir pan. Pavyzdžiui, pakeitus brangesnę gaminio sudedamąją dalį pigesne, nebūtinai bus sumažintos viso gaminio pagaminimo išlaidos. Vienos dalies pakeitimas pigesne gali net padidinti viso produkto savikainą, jeigu, pvz., naujai žaliavai apdoroti reikės kvalifikuotesnės ir todėl brangesnės darbo jėgos ar paprasčiausiai daugiau įrangos darbo laiko, taigi ir jų kaštų. Lygiai taip pat teikiant kokią nors kompleksinę paslaugą, kai kuriuos darbus, kuriuos paprastai atlieka žemos kvalifikacijos ir „nebrangūs“ darbuotojai, siekiant geresnės kokybės ir didesnės spartos, galima pavesti aukštos kvalifikacijos specialistams, nes jie turi daugiau patirties, todėl gali tuos darbus atlikti greičiau ir kokybiškiau. Tačiau, kita vertus, aukštos kvalifikacijos specialistų atlyginimas yra gerokai didesnis, todėl galiausiai darbo užmokesčio išlaidos, atliekant tuos darbus, padidėja.

Funkcinės vertinės analizės objektai gali būti labai įvairūs, pradedant nuo materialių gaminių, paslaugų, gamybos proceso ir baigiant įmonės padalinių ar konkrečių darbuotojų veikla. Kitaip tariant, viskam, kas turi savo vertę – naudingumą vartotojui – ir savikainą, gali būti pritaikyta FVA. Nepriklausomai nuo to, kokiam objektui taikoma FVA, jos tikslai yra beveik tie patys: tai pasirinkto objekto efektyvumo didinimas, jo funkcijų kokybės gerinimas ir savikainos mažinimas. Funkcinė vertinė analizė, nepriklausomai nuo tiriamo objekto, paprastai atliekama tokiu nuoseklumu:

– parengiamojo etapo metu pasirenkamas FVA objektas, identifikuojamos problemos ir nustatomi analizės reikalavimai. Tuomet suformuluojami analizės tikslai ir užduotys dėl tiriamo objekto, parengiamas darbų planas analizei atlikti, numatomi atskirų etapų atlikimo terminai. Sudaroma darbo grupė, nustatomos jos funkcijos, įgaliojimai ir atsakomybės sritys;

– informacinio etapo metu surenkama ir apdorojama informacija apie dabartinę tiriamo objekto būklę. Darbo grupei perduodama įvairi informacija apie tiriamą objektą, grupė su šia informacija susipažįsta, ją apdoroja, sistemina, surenka papildomą informaciją. Labai svarbi šio etapo dalis yra darbo grupės susipažinimas su tiriamu objektu natūroje (kai tai įmanoma padaryti), pavyzdžiui, visų gaminį sudarančių detalių apžiūrėjimas, išsiaiškinimas, kokias funkcijas kiekviena detalė atlieka ir pan.;

– analitinio etapo metu analizuojamos objekto išlaidų sudėtinės dalys (naudojamos žaliavos, darbo ištekliai, kitos išlaidos) ir jų ekonomijos galimybė. Išaiškinamos nepageidautinos objekto funkcijos ir galimybė jų atsisakyti. Sukuriamas funkcionaliai idealus nagrinėjamo objekto modelis ir įvertinamos tokio modelio praktinio realizavimo galimybės;

– kūrybiniame etape sudaromas spręstinų užduočių sąrašas pagal jų sudėtingumą ir siūlomi bei svarstomi įvairūs tų užduočių sprendimo variantai. Tam dažnai naudojami „proto šturmai“. Siūlomi variantai lyginami tarpusavyje, atmetami mažiausiai realūs ar efektyvūs. Su likusiais alternatyviais variantais dirbama toliau, juos detaliau nagrinėjant;

– tiriamojo etapo metu atliekamas kompleksinis alternatyvių sprendimo variantų techninis-ekonominis vertinimas, nagrinėjama šių variantų įgyvendinimo galimybė, lyginama tarpusavyje atskirų variantų duodama nauda bei jų įdiegimo išlaidos. Jeigu analizuojamas materialus gaminys, šiame etape atliekami sukurtų bandomųjų produkto pavyzdžių išbandymai;

– rekomendaciniame etape iš alternatyvių nagrinėtų variantų pasirenkamas geriausias, kuris ir bus įgyvendinamas. Sudaromas veiksmų, kurie bus atlikti įgyvendinant šį variantą, planas ir numatomi jų atlikimo terminai. Parengiamos rekomendacijos dėl pasirinkto varianto įdiegimo praktikoje;

– diegimo etapo metu koordinuojama ir kontroliuojama padalinių ir specialistų veikla, įgyvendinant priimtus sprendimus. Jų įgyvendinimas kontroliuojamas remiantis sudarytu veiksmų planu, stebimi nukrypimai nuo plano ir imamasi priemonių jų išvengti (esant reikalui, koreguojamas pradinis planas).

Taigi, funkcinė vertinė analizė savo esme tinka beveik viskam, t. y. kiekvienai žmonių vykdomai veiklai, nes tai labiau mąstymo būdas, o ne tik vadybos ir kaštų apskaitos metodas. Juk vykdant kiekvieną veiklą, atliekant kiekvieną darbą, turi būti vertinama ir to darbo nauda, ir jo atlikimo kaštai, nusprendžiant, ar darbas atsiperka, ar ne. Todėl FVA sėkmingai taikoma derinant ją su kitomis į įmonės veiklos efektyvumo didinimą orientuotomis sistemomis, jas papildant aptartais FVA elementais.

***