Apskaitos ir vadybos priemonių taikymas, didinant įmonės veiklos pelningumą (5): „tiksliai laiku“ sistema
Auditorius Valdas Jagminas
Tęsiame publikacijų ciklą apie įmonėse dažniausiai naudojamas apskaitos ir vadybos sistemas, kurios padeda įmonės veiklai tapti efektyvesnei ir pelningesnei. Ši publikacija skirta susipažinti su veiklos vadybos bei apskaitos sistema „tiksliai laiku“ (angl. Just in time, JIT).
Įvairiose šalyse įmonių plačiai taikomos sistemos „tiksliai laiku“ pagrindiniai tikslai yra užsakovų (pirkėjų) poreikių patenkinimas laiku, kokybiškų produktų gamyba ir visų įmonės veiklos kaštų minimizavimas. Ši sistema paprastai taikoma masinėje gamyboje, kur tam tikra produkcija gaminama nuolatiniu, nepertraukiamu srautu. Ši sistema buvo sukurta iš esmės turint vieną tikslą –kuo labiau sumažinti įmonės turimų atsargų (žaliavų, nebaigtos gamybos bei pagamintos produkcijos) likučius, taip išvengiant jų sandėliavimo kaštų ir pagerinant viso gamybos proceso efektyvumą. Ši sistema pradėta taikyti Japonijos kompanijose. „Toyotos“ koncerne ši gamybos organizavimo sistema buvo išbandyta apie 1970 metus.
Kuriant aptariamą sistemą, pirmiausia buvo suformuota nuostata, kad įmonės turimos atsargos yra blogis, kuris trukdo įmonei efektyviai dirbti. Ši nuostata atsirado todėl, kad didelių atsargų kiekių turėjimas apribodavo įmonės apyvartinių lėšų (kitaip tariant, pinigų) panaudojimą, nes didelės pinigų sumos būdavo „įšaldomos“ kaupiant atsargas, be to, dar nemažai išlaidų būdavo padaroma turimas atsargas sandėliuojant. Todėl ir buvo siekiama organizuoti gamybos procesą taip, kad būtų kuo labiau minimizuoti žaliavų, nebaigtos gamybos bei pagamintų produktų atsargų likučiai (ar net jų atsisakyta visai). Beje, sistema „tiksliai laiku“ gali būti sėkmingai pritaikyta ne tik perdirbimo, bet ir prekybos įmonėse, kurios nenori turėti didelių parduoti skirtų prekių likučių.
Pagrindiniai sistemos „tiksliai laiku“ ypatumai yra šie:
– produktų gamyba tiksliai orientuota į jų esamą paklausą. Tai reiškia, kad produkcija gaminama tik tuomet, kai atsiranda jos poreikis, ir gaminamas tik toks kiekis, kokio reikia šiuo metu, norint patenkinti tą poreikį. Kitaip tariant, taikant šią sistemą gamybinės operacijos tam tikroje darbo vietoje pradedamos tik tokiu atveju, jeigu to reikalauja atitinkamos prieš tai einančios gamybinės operacijos atlikimas, t. y. kiekviena operacija atliekama dėl jos paklausos, kuri prasideda nuo to, kad pirkėjas užsako prekes, ir baigiant tuo, kad iš tiekėjų užsakomos žaliavos, reikalingos gamybos procesui vykti. Tokiu būdu visas gamybos procesas „eina“ paskui gautą gamybinį užsakymą. Toks gamybos organizavimo būdas leidžia labai glaudžiai susieti tarpusavyje atskirus gamybos etapus ir minimizuoti gamybai reikalingų atsargų likučius;
– kadangi produkcijos gamybos apimtys ir gaminimo laikotarpis tiesiogiai susieti su tos produkcijos poreikiu, žaliavos perkamos tiksliai tam laikui, kai pradedama gamyba, ir tokiais kiekiais, kiek jų reikia suplanuotam produkcijos kiekiui pagaminti. Toks gamybos organizavimas leidžia labai sumažinti turimus žaliavų likučius, kartu ir nebaigtos gamybos atsargų kiekius. Lygiai taip pat pagaminta produkcija iš karto pristatoma užsakovams, todėl jos kiekiai įmonėje būna minimalūs. Tai leidžia atsisakyti žaliavų ir pagamintos produkcijos sandėlių bei kitos saugojimo įrangos;
– vienarūšių produktų gamyba sutelkiama viename padalinyje, kuriame turi būti visos tiems produktams pagaminti reikalingos priemonės. Toks gamybos organizavimas verčia padalinių darbuotojus tapti universaliems, t. y. sugebėti atlikti kiekvieną operaciją, daromą produktų gamybos metu. Kartu didėja ir tokių darbuotojų atsakomybė;
– aptariamos sistemos naudojimas leidžia taikyti visa apimančios kokybės kontrolės sistemą. Aktyviai kontroliuojama ne tik gaminamų produktų kokybė (šiuo atveju netoleruojamas joks brokuotos produkcijos kiekis), bet ir visas gamybos procesas, visos gamybos išlaidos, turimų atsargų likučiai;
– decentralizuojama padalinių, kurie teikia paslaugas gamybos procesui, veikla, nes reikia, kad produkcijos gamybos vietose šie padaliniai nuolat ir operatyviai atliktų savo funkcijas. Todėl šių padalinių personalas paskirstomas ir atlieka savo darbą tiesiogiai produktų gamybos vietoje. Dėl šios priežasties paslaugas teikiančio personalo išlaidas galima tiksliau ir teisingiau susieti su tam tikrais gamybiniais užsakymais, tiksliau apskaičiuojant jų savikainą;
– kadangi naudojant sistemą „tiksliai laiku“ atsisakoma pirkti didesnius žaliavų kiekius, kad jų nereikėtų sandėliuoti, atsiranda labai stipri priklausomybė nuo žaliavų tiekėjų. Todėl pasirenkami tik tie tiekėjai, kurie užtikrina aukštą savo tiekiamų žaliavų kokybę (tai būtina sąlyga, kad dėl netinkamos žaliavų kokybės nebūtų padaryta broko) ir operatyvų reikiamo žaliavų kiekio pristatymą pagal įmonės pareikalavimą.
Apibendrinant galima išskirti tokius sistemos „tiksliai laiku“ privalumus:
Taikydamos sistemą „tiksliai laiku“, įmonės ne tik apsisaugo nuo piniginių lėšų „įšaldymo“ kaupiant atsargas ir mažina atsargų sandėliavimo ir jų valdymo kaštus, bet ir reikšmingai pagerina kitus gamybinės veiklos rodiklius: sumažina gamybines atliekas, pagerina gaminamų produktų kokybę, galiausiai sutrumpina visą gamybos ciklą. Kadangi žaliavų užsakoma tik tiek, kiek reikia užsakytiems produktams pagaminti, jų negalima sunaudoti per daug, nes nebus galimybės laiku gauti trūkstamo žaliavų kiekio (dėl to gali sulėtėti ar net strigti gamybos procesas). Dėl tos pačios priežasties visa gamyba turi vykti tiksliai taip, kaip numatyta, kitaip tariant, negalima toleruoti jokio gamybos broko – šiam tikslui pasiekti, kaip minėta, vykdoma visuotinė kokybės kontrolė. Dar viena teigiama aptariamos sistemos savybė – ją įdiegus gamybos padalinių darbuotojai tampa universalesni, todėl įmonė juos gali efektyviau panaudoti, ypač kintant gamybos poreikiams.
Kaip ir kiekviena kita sistema, aptarta „tiksliai laiku“ turi trūkumų:
Bene didžiausias trūkumas – gana sudėtinga ir brangu įdiegti tokią sistemą įmonėje, ypač jeigu reikia visą veiklą pertvarkyti nuo įprastinės gamybos iki „tiksliai laiku“ principo. Be to, padidėja įmonės veiklos rizika, nes įmonė tampa labai priklausoma nuo žaliavų tiekėjų: sutrikus tiekimo grandinei, pavėluojama atlikti gamybinį užsakymą ir pirkėjui patiekti jo užsakytas prekes. Lygiai taip pat šiuo atveju tenka papildomai spręsti gamybos darbuotojų užimtumo klausimus, esant veiklos netolygumams: juk nesant konkretaus užsakymo, gamyba nevykdoma.
Aptarta gamybos valdymo sistema „tiksliai laiku“ neretai derinama su įvairiomis kitomis veiklos vadybos ir apskaitos sistemomis, pavyzdžiui, su taupiosios vadybos sistema (angl. Lean Managament). Ją taikant taip pat neigiamai vertinamos perteklinės žaliavos, nebaigtos gamybos bei pagamintos produkcijos atsargos ir siekiama optimizuoti gamybos procesus. Tokie įvairių veiklos vadybos metodų junginiai, kaip jau buvo pabrėžta anksčiau, parodo, kad visi jie tarnauja bendram tikslui – pagerinti įmonės veiklos efektyvumą.
***
