Apskaitos ir vadybos priemonių taikymas, didinant įmonės veiklos pelningumą (2): taupioji (Lean) sistema

Auditorius Valdas Jagminas

Tęsiame publikacijų ciklą apie įmonėse dažniausiai naudojamas apskaitos ir vadybos sistemas, kurios padeda įmonės veiklai tapti efektyvesnei ir pelningesnei. Ši publikacija skirta susipažinti su šiuo metu plačiai taikoma taupiosios (angl. Lean) apskaitos ir vadybos sistema.

Taupiosios vadybos sistema (angl. Lean Managament) sukurta 1948 m. Toyota kompanijoje ir pavadinta Toyotos gamybos sistema (angl. Toyota Production System, TPS). Gerokai vėliau, maždaug nuo 1990 m., ši vadybos sistema paplito visame pasaulyje: JAV, Europoje ir kitur. Aptariamai sistemai apibūdinti sąvoka Lean pradėta naudoti 1988 metais. Taupiosios vadybos sistemos esmė – kiekvienoje veikloje sukurti kuo daugiau vertės vartotojui (išoriniam arba vidiniam), naudojant kuo mažiau darbo laiko ir kitų išteklių (žaliavų, įrenginių, patalpų ir kitų išlaidų). Taikant Lean sistemą, visos įmonėje vykdomos veiklos (darbai, procesai) skirstomos į tris grupes: kuriančios vertę vartotojui, sudarančios sąlygas kurti vertę ir vertės nekuriančios veiklos. Pastarųjų veiklų (darbų, procesų) įmonėje reikia atsisakyti arba bent jau sumažinti. Šios veiklos pagal pobūdį dar skirstomos į tris savarankiškas grupes:

– vertės nekuriantys darbai, pavyzdžiui, neracionalus gaminamų ir pagamintų produktų judėjimas įmonės viduje, perteklinis darbuotojų ir gamybos įrengimų judėjimas gamybos proceso metu, priverstinės pauzės, laukiant kito gamybos etapo, perteklinių produktų gaminimas, padaryto broko ištaisymo darbai, per didelio atsargų kiekio sukaupimas;

– nemotyvuota (neracionali) veikla, pavyzdžiui, nereikalingas įvairių gamyboje naudojamų daiktų (atsargų, įrankių ir kt.) kilnojimas ir judinimas, nepagrįstai pavojingų užduočių darbuotojams skyrimas, nepagrįstai spartesnio darbo tempo nustatymas ir palaikymas, dėl kurio darbuotojai ir įrenginiai dirba viršydami natūralius pajėgumus;

– vykdomų veiklos procesų netolygumas (nepastovumas), t. y. sezoniniai ir kitokio pobūdžio veiklos svyravimai.

Įgyvendinant taupiosios vadybos sistemą įmonėje, vadovų ir darbuotojų dėmesys koncentruojamas į tai, kad visi vykdomai veiklai reikalingi dalykai turi būti pateikti reikalingoje vietoje, reikiamu laiku, reikiamos apimties ir kokybės. To reikia, kad būtų garantuotas idealus produktų arba darbų srautas, sumažintas naudojamų išteklių eikvojimas ir įgyvendintas veiklos lankstumas (galimybė keistis pagal pakitusias aplinkybes). Taikant aptariamą sistemą, kiekvieną įmonėje atliekamą darbą (vykdomą procesą) siekiama padaryti lengvai suprantamą, lengvai atliekamą ir lengvai vadovaujamą. Apibendrinant galima pasakyti, kad Lean sistema įmonėje įgyvendinama pagal tokius principus:

– gaminti ir daryti tik tai, kas reikalinga;

– produktų vartotojui suteikti kuo didesnę vertę;

– garantuoti aukščiausią darbų atlikimo kokybę;

– sumažinti išteklių eikvojimą;

– užtikrinti nuolatinį veiklos procesų tobulinimą;

– įgyvendinti vykdomų procesų lankstumą.

Siekiant sėkmingai įdiegti taupiosios vadybos sistemą, šiuos principus turi gerai suprasti ir jų laikytis visų grandžių įmonės vadovai ir darbuotojai. Atitinkamas vadovų požiūris ir įmonėje taikoma darbo kultūra šiuo atveju yra svarbiausi veiksniai – svarbesni nei naudojamos gamybos priemonės ar gamybos technologija. Suprantama, tokiu atveju įmonėje turi būti įdiegta ir atitinkama darbuotojų motyvavimo sistema, kuri skatintų visus darbuotojus taikyti taupiosios vadybos sistemos principus.

Taikant Lean sistemą ir planuojant būsimą veiklą, iš esmės dėmesys skiriamas įmonės produktų vartotojų poreikiams patenkinti ir veiklos augimui užtikrinti. Nors taikant šią sistemą įmonėje sutaupomi įvairūs ištekliai (darbuotojų darbo laikas, atsargos, gamybinių įrenginių naudojimas ir kt.), vis dėlto kaštų sumažinimas šiuo atveju nėra pagrindinis įmonės tikslas, nes svarbiausia – kuo geriau panaudoti sutaupytus išteklius, tenkinant vartotojų poreikius ir plėtojant įmonės veiklą. Taikant Lean sistemą, įmonėje sudaromi slenkantys biudžetai – kiekvieną mėnesį peržiūrimi ir tikslinami anksčiau parengti ateinančio mėnesio biudžetai. Tai leidžia kuo tiksliau įvertinti artimiausias įmonės veiklos užduotis ir numatyti joms įgyvendinti reikalingus išteklius.

Įmonėje taikant taupiosios vadybos sistemos principus, supaprastinami vykdomi veiklos procesai, vadovavimas tiems procesams, paprastesnė jų kontrolė ir apskaita. Taupiosios vadybos sistemai įgyvendinti, be įprasto kaštų apskaitos ir savikainos apskaičiavimo, dar naudojama taupioji apskaitos (angl. Lean Accounting) sistema, kurios duomenų pagrindu suformuotose ataskaitose apie vykdomus veiklos procesus vadovai gauna informaciją, išreikštą įvairiais nepiniginiais rodikliais, kurie parodo procesų efektyvumą.

Gana dažnai Lean apskaitoje formuojama ir vidinėse ataskaitose pateikiama tokio pobūdžio informacija: vykdomų veiklos procesų greitis (jo paspartėjimas per tam tikrą laikotarpį), pirkėjų aptarnavimo greitis ir kiekis (jo padidėjimas per tam tikrą laikotarpį), atliktų darbų ir (ar) pagamintų produktų kiekis vienam darbuotojui (jo padidėjimas per tam tikrą laikotarpį), atliekamų darbų ir gaminamų produktų kokybės lygis (jos pagerėjimas per tam tikrą laikotarpį) ir t. t. Suprantama, vertinant vykdomų veiklos procesų efektyvumą, kartu su Lean apskaitoje naudojamais minėtais natūriniais ir darbo laiko rodikliais taip pat naudojami ir atitinkami finansiniai rodikliai, kurie leidžia pamatyti, kokį ekonominį efektą įmonė gauna pritaikiusi taupiosios veiklos vadybos sistemą, pavyzdžiui, atsisakiusi nenaudingos veiklos, darbų ir sumažinusi įvairių išteklių švaistymą.

Įmonėse, kurios naudoja taupiosios vadybos sistemą, įprastai rengiamos savaitinės ataskaitos vadovams ir vadybininkams apie jų vadovaujamus procesus (juose pasiektus rodiklius). Tokiose ataskaitose pateikiama informacija apie tam tikrą veiklą, kuri išreikšta tiek natūriniais ir darbo, tiek piniginiais rodikliais. Visos tam tikrą veiklos procesą atspindinčios ataskaitos rengiamos kuo paprastesnės formos, kad būtų suprantamos be jokių specialių žinių. Pateikiame tipinės Lean sistemoje naudojamos ataskaitos įmonės vadovui pavyzdį.

Tokio pobūdžio ataskaitų suformavimas nereikalauja sudėtingos ir detalios apskaitos, nereikia surašyti įvairių pirminių apskaitos dokumentų. Vadinasi, taupiajai vadybai skirta apskaita gali būti tvarkoma nenaudojant galingų kompiuterinių apskaitos programų. Beje, nemažai vykdomos veiklos kontrolės veiksmų atliekama apskritai netgi nesiremiant įvairių ataskaitų duomenimis, o tiesiog paprasčiausiai vizualiai stebint, kas realiai vyksta tam tikrame veiklos procese. Be abejo, kartu su minėtomis lakoniškomis ataskaitomis vadovams, įmonėje vis tiek tvarkoma ir įprasta kaštų apskaita, taip pat pagal poreikį apskaičiuojami įvairūs savikainos rodikliai, nes tokia informacija svarbi bet kokiu atveju.

Aptarta taupiosios vadybos sistema praktikoje neretai derinama su kitomis veiklos vadybos ir apskaitos sistemomis. Kadangi Lean sistemai būdingas neigiamas požiūris į perteklines (esamu momentu nereikalingas) žaliavų, nebaigtos gamybos, pagamintos produkcijos ir kitokias atsargas, ją taikant naudojami ir kitų, į panašius tikslus orientuotų, sistemų elementai. Tokias vadybos ir apskaitos sistemas pristatysime kituose šio ciklo straipsniuose. Bet kokiu atveju verta turėti omenyje, kad visuomet praktiškesni ir naudingesni įvairių panašių sistemų elementų logiški junginiai, negu taikoma kokia nors viena „gryna“ sistema.

Plačiau su kiekviena iš išvardytų apskaitos ir vadybos sistemų susipažinsite tolesniuose savaitraščio numeriuose. Plačiau